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投標文件是指投標人應招標文件要求編制的響應性文件，一般由商務文件、技術文件、報價文件和其他部分組成。 投標文件編制是否優(yōu)秀，是投標中標的關鍵因素。投標文件的編制，是針對招標人的需求，邏輯結構和語言一定要清晰、可讀。
考慮到評標專家一般都具有較好的學術經(jīng)驗，其中很多還是教授、博導，投標的語言要針對讀者的閱讀習慣為好，表現(xiàn)你整理過后的思路和想法。如果對整個方案的思路不清晰，是不能寫好一個標書的。
在投標之前，一定要理清楚整體思路及各部分的關系，必要的頭腦風暴和預評審也是需要的，以便更加清晰地表示。對于沒有結論或者困惑爭議的地方，不要指望能夠糊弄過去，如實地分析甚至放在重要的地方重點把可能的困難和解決方案以及選擇的過程描述出來，往往會增加勝算。要非常注意投標需求書的細節(jié)要求，一般甲方不會隨便寫出某種要求的，出現(xiàn)這種情況一般是甲方非常需要或者有競爭對手說服甲方提出這種需求。
對于特別的違反常規(guī)的要求尤其要注意，在標書中一定要有回應?；貞臅r候不要直接反駁，應該用比較委婉態(tài)度和明確的結論給出建議和意見、結論。
對客戶需求做出反應，有很多客戶的需求并沒有體現(xiàn)在標書文件中，這個時候如果說明非常詳細和具有針對性，對于評標專家是非常具有說服力的。
【方法與步驟】
1，商務投標書的組成
2，投標的主體內容（按邀標書格式）
3，嚴格按照邀標書的格式
需要提醒的是，評標專家在現(xiàn)場進行評標，需要閱讀大量的文字，這個時候一定要嚴格按照邀標書的格式進行，必要的時候要專門以不同紙張或者標簽的形式進行部分區(qū)分，以便于專家在不同服務商之間進行對比。
4，投標報價及產(chǎn)品清單
如果邀標書給定了投標報價單，按照標準報價單進行填寫，如果沒有，需要仔細進行設計。一個好的報價單有助于專家進行對比和篩選，也有利于服務商進行價格談判。比如，比較細致合理的報價就不容易被價格談判的時候大幅度降價。另外，如果報價單比較復雜和篇幅長，需要對各部分報價進行小結、需要有一個明晰的各部分報價總計。報價單要注意核算，不要計算錯誤和重復、缺項，尤其是用excel進行自動計算的時候，一定要用另外的辦法驗算。
5，資質證明
仔細注意邀標書要求的資質證明，另外，可能的競爭對手可能提供的用戶報告、資質、案例等要仔細對待；盡可能提供高于邀標文件的資質；對于聯(lián)合投標，需要提供雙方或者多方的資質，對于要求具有“本地服務隊伍”要求的，需要提供證據(jù)文件；對于設計的產(chǎn)品，要提供必要的證書和文件；對于使用關聯(lián)公司的資質，要特別注意法律一致性的要求。
6，項目團隊介紹
項目團隊的介紹要實事求是，不一定非要公司高管介入項目過程；對于團隊中人員資歷的介紹，要注意角色分工、年齡搭配和資質要求；要突出團隊成員類似項目的成功經(jīng)驗。
7，公司簡介
公司簡介要針對性地進行縮寫或者改寫，將與項目密切相關的內容突出出來。
8，公司售后服務體系及培訓體系簡介
一般這一條比較容易和技術表述中的相應部分混淆，要非常注意放在哪個部分，如果商務部分和技術部分都需要，側重點各是什么；往往評分標準中都有這一條，因此，應該仔細描述自己公司的項目管理、售后服務和培訓體系，要符合用戶的標書要求，還要符合主流的國際、國內標準。
9，行業(yè)典型（成功）應用案例
成功案例中要特別注意將類似的項目經(jīng)驗放在比較前面的位置。
10，一切對本次投標有利的資料
有些單位會提交獲獎證書、、知識產(chǎn)權證書、橫向和縱向課題承擔證明等與項目關聯(lián)的證明信息。
