智能檔案庫房，檔案室一體化設計方案
標準的檔案室建設是嚴格按照檔案安全保護的“九防”(防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫)要求而建設的，其目的是使檔案庫房環(huán)境更舒適、檔案存放更安全、檔案管理更高效、人員身體更健康。
檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)以服務為基礎，所有的服務都是圍繞庫房這一核心進行。其中的服務主要包括：庫房環(huán)境數(shù)據(jù)采集服務、視頻監(jiān)控服務、短信服務、郵件服務、庫房設備聯(lián)動服務、檔案服務、文件存儲服務、網(wǎng)絡服務。各服務之間協(xié)同運作確保庫房環(huán)境安全、檔案存放安全、管理人員的人身安全，充分體現(xiàn)了檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)實現(xiàn)庫房一體化的先進性和必要性。
檔案是一種不可再生資源，它的最大特點是原始性和唯一性!
隨著社會的飛速發(fā)展和進步，檔案資源的開發(fā)力度越來越大，檔案利用的頻度越來越高，檔案需求的開放性越來越強，從而也加重了檔案管理者的工作強度。因此，檔案如何管理，如何有效的安全保護以及如何最大限度地延長檔案的壽命等一系列的問題，也相應地突現(xiàn)出來!解決檔案高效管理及利用的安全問題越來越迫切，如檔案涂改、丟失、被盜及由于檔案庫房溫濕度調(diào)控不及時，造成檔案發(fā)霉、變質(zhì)現(xiàn)象也時常出現(xiàn)。
智能化檔案庫房的建設迫在眉睫，檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)需要具有檔案庫房內(nèi)所有設備進行一體化管理，設備包括智能密集架、恒溫恒濕設備、定位傳感器、空氣凈化消毒設備、紅外防盜設備、出入門禁設備、智能燈光照明設備、視頻監(jiān)控設備等集中一體化管理，以統(tǒng)一專用設備接口接入庫房局域網(wǎng)總線，各功能設備獨立運行的同時，根據(jù)設定邏輯和特定要求聯(lián)動運行，實現(xiàn)檔案的智能化存取、檔案庫房溫濕度的智能調(diào)節(jié)、檔案庫房空氣質(zhì)量的采集及凈化，有效地保證了檔案的安全與壽命。
檔案密集架又稱檔案密集柜、檔案柜、移動鐵柜等多種稱呼，一般隨著企業(yè)單位發(fā)展檔案室中的檔案資料越來越多，為了方便存儲以及節(jié)省空間達到有效的檔案管理，于是產(chǎn)生了檔案密集架和密集柜。
檔案密集柜能夠有效利用空間，將檔案庫房的空間利用率提高至80%，檔案存儲量可以提高4至5倍，其保密性能好，安全系數(shù)高，被企事業(yè)單位，銀行，學校圖書館，辦公室，檔案局，資料室，科研部門等廣泛運用。通過檔案密集柜設計人員的了解和設計，結(jié)合檔案局規(guī)定，結(jié)合國家及行業(yè)標準，進行合理的布局，在地面上安裝運行軌道，將多列鐵柜通過底架在軌道上運行形成一個整體，進而形成密集型移動檔案儲物柜，就將該檔案管理裝具命名為檔案密集柜/架。
隨著時代的發(fā)展，檔案密集柜/架也出現(xiàn)了更多的智能化功能，使檔案管理工作更加簡單高效。智能檔案密集柜/架的優(yōu)勢主要有以下幾點：
1.智能型檔案密集架及集成管理系統(tǒng)。由一套管理軟件進行控制管理。實現(xiàn)檔案的條目級管理、檔案實物管理、庫房及密集架內(nèi)溫濕度的管理控制。
2.無序存放，有序管理，高度智能化。在整個檔案存取的過程中，具有主控電腦與密集架的雙向通訊功能。主控電腦將存/取檔信息發(fā)送到每列密集架終端，并每列相關液晶顯示屏一清晰顯示，并發(fā)出提示信號，檔案員可根據(jù)提示信號擇優(yōu)進行存取工作;在存/取檔過程中密集架終端將相關信息發(fā)送給主控電腦。在檔案存放(還庫)時，當檔案位置變更時，智能系統(tǒng)會自動記錄新的檔案存放位置，使存取簡單有序、方便快捷，提高工作效率，達到高度智能化。
3.溫濕度智能管理模塊。智能系統(tǒng)與設備的智能控制，無需人工記錄溫度濕度，無需人工開、關空調(diào)、除濕機。實現(xiàn)自動控制、記錄溫濕度;并自動提示密集架內(nèi)、外溫度濕度;小空間的溫度濕度達標。
4.每列密集架必須裝有一臺液晶顯示屏，顯示與本列密集相關的信息。顯示內(nèi)容：①本列密集架存/取檔案的檔號、類別的顯示②本列密集架存/取檔案的存放位置的顯示③本列密集架存、取檔成功與否的顯示(伴有聲光提示)④密集架內(nèi)外溫濕度的顯示⑤電子標示框-可翻屏顯示本列檔案類。
北京鋼之杰自主研發(fā)的智能密集架系統(tǒng)擁有依托物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)的智能控制系統(tǒng)，實現(xiàn)了密集架的智能化和人機交互，可以幫助用戶解決檔案的檢索、安全、保存等各種問題，并配備多種人員安全保護功能，體現(xiàn)了“專注于實體檔案信息安全，檔案智能設備運營安全”的產(chǎn)品理念。
