天津智能化檔案室方案設(shè)計
如何管理檔案室密集柜中的文件
檔案文件太多了！怎樣管理檔案室密集柜中的文件呢？檔案室密集柜是存儲大量資料的一種較為常用的密集存儲設(shè)備，即便是在當今這個數(shù)字化的時代，很多文書工作及檔案管理也是非常需要這種實體裝具的。它具有存儲量大，便于存取及管理等特點，目前在各種檔案局包括大中型企業(yè)中運用的都非常普遍。那么作為這么個大型的檔案裝具設(shè)備，里面的資料該如何歸類整理呢？一般都怎么進行管理呢？我們來參考下檔案管理總局下發(fā)的檔案管理規(guī)定吧！辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。須報總經(jīng)理批準，銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字。公司檔案的分類及編號：指定資料員經(jīng)辦公室培訓后，按有關(guān)檔案分類及編號要求操作。在業(yè)務中對外簽署的各種經(jīng)濟合同按處理。檔案室密集柜借閱：因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權(quán)。檔案備份制度公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務記錄等必須備份。各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按計算機管理辦法管理。備份盤與源盤應分開存放，公司的備份盤應在公司外保存。為加公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。公司及各部門、員工有保護檔案的義務。檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級保管、分級查閱的原則，進行網(wǎng)絡(luò)化管理。檔案機構(gòu)及其職責公司各部門指定專人負責檔案管理工作（即資料員）。檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導，辦公室負責接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。您如需了解更多關(guān)于密集柜的資料可以致電北京鋼之杰咨詢。
標準的檔案室建設(shè)是嚴格按照檔案安全保護的“九防”(防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫)要求而建設(shè)的，其目的是使檔案庫房環(huán)境更舒適、檔案存放更安全、檔案管理更高效、人員身體更健康。
檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)以服務為基礎(chǔ)，所有的服務都是圍繞庫房這一核心進行。其中的服務主要包括：庫房環(huán)境數(shù)據(jù)采集服務、視頻監(jiān)控服務、短信服務、郵件服務、庫房設(shè)備聯(lián)動服務、檔案服務、文件存儲服務、網(wǎng)絡(luò)服務。各服務之間協(xié)同運作確保庫房環(huán)境安全、檔案存放安全、管理人員的人身安全，充分體現(xiàn)了檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)實現(xiàn)庫房一體化的先進性和必要性。
檔案是一種不可再生資源，它的最大特點是原始性和唯一性!
隨著社會的飛速發(fā)展和進步，檔案資源的開發(fā)力度越來越大，檔案利用的頻度越來越高，檔案需求的開放性越來越強，從而也加重了檔案管理者的工作強度。因此，檔案如何管理，如何有效的安全保護以及如何最大限度地延長檔案的壽命等一系列的問題，也相應地突現(xiàn)出來!解決檔案高效管理及利用的安全問題越來越迫切，如檔案涂改、丟失、被盜及由于檔案庫房溫濕度調(diào)控不及時，造成檔案發(fā)霉、變質(zhì)現(xiàn)象也時常出現(xiàn)。
智能化檔案庫房的建設(shè)迫在眉睫，檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)需要具有檔案庫房內(nèi)所有設(shè)備進行一體化管理，設(shè)備包括智能密集架、恒溫恒濕設(shè)備、定位傳感器、空氣凈化消毒設(shè)備、紅外防盜設(shè)備、出入門禁設(shè)備、智能燈光照明設(shè)備、視頻監(jiān)控設(shè)備等集中一體化管理，以統(tǒng)一專用設(shè)備接口接入庫房局域網(wǎng)總線，各功能設(shè)備獨立運行的同時，根據(jù)設(shè)定邏輯和特定要求聯(lián)動運行，實現(xiàn)檔案的智能化存取、檔案庫房溫濕度的智能調(diào)節(jié)、檔案庫房空氣質(zhì)量的采集及凈化，有效地保證了檔案的安全與壽命。
